matheis AI

Was ist matheis AI?

matheis AI ist eine KI-Plattform, die ausschließlich für die Matheis, Schießl & Partner mbB betrieben wird. Sie bietet die Funktionen, die von öffentlichen KI-Chats wie ChatGPT bekannt sind: Fragen stellen, Texte erstellen und überarbeiten, Dokumente auswerten. Der wesentliche Unterschied liegt im Umgang mit den Daten.

matheis AI basiert auf der frei verfügbaren Software Open WebUI.

Damit ist matheis AI für die Arbeit mit Daten aus dem Kanzleialltag ausgelegt, auch mit Daten, die Mandate betreffen. Was dabei zu beachten ist, beschreibt der Abschnitt „Datenschutz & Grenzen“.

Neben dem Chat bietet matheis AI Funktionen, mit denen sich Wissen und Arbeitsweisen dauerhaft festhalten und im Team teilen lassen. Dazu gehören Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben, Notizen und Dokumentensammlungen.

Zugang

matheis AI ist erreichbar unter ai-matheis.eggsunimedia.cloud. Für die Anmeldung wird das persönliche Microsoft Konto genutzt, das auch sonst im Arbeitsalltag verwendet wird. Ein eigenes Passwort für matheis AI gibt es nicht.

Ist eine Funktion aus diesem Handbuch nicht sichtbar, ist sie für das eigene Konto meist noch nicht freigeschaltet. Ansprechpersonen dafür sind im Abschnitt „Kontakt“ aufgeführt.

Modell-Auswahl

In matheis AI stehen mehrere KI-Modelle zur Auswahl. Sie stammen vom Anbieter Anthropic (Modellfamilie „Claude“). Die Modelle unterscheiden sich in drei Punkten:

• Leistungsfähigkeit: wie gut ein Modell mit schwierigen Aufgaben, langen Dokumenten und anspruchsvollen Texten umgehen kann
• Geschwindigkeit: wie schnell die Antwort erscheint
• Kosten: wie viel eine Anfrage kostet

Leistungsfähigere Modelle sind teurer. Für viele Alltagsaufgaben reicht ein günstiges Modell vollständig aus.

Was kostet die Nutzung?

Jede Anfrage an matheis AI verursacht Kosten, die die Kanzlei trägt. Abgerechnet wird nach der Menge an Text, die das Modell verarbeitet. Je mehr Text, desto höher die Kosten.

Die Textmenge wird in Tokens gemessen. Ein Token ist ein Wortteil, oft eine Silbe oder ein kurzes Wort. Als grober Richtwert entsprechen 1.000 Tokens etwa 600 bis 750 Wörtern deutschen Textes. Die Preise werden pro 1 Million Tokens angegeben.

Dabei wird zwischen zwei Arten von Text unterschieden:

• Input: alles, was an das Modell geschickt wird. Das sind die eigene Nachricht, hochgeladene Dokumente und der gesamte bisherige Chatverlauf.
• Output: alles, was das Modell als Antwort schreibt.

Output ist pro Token teurer als Input, weil das Modell jede Antwort Wort für Wort neu erzeugen muss. Das erfordert mehr Rechenleistung als das Lesen von Text. In der Praxis wird aber meist deutlich mehr Input verarbeitet als Output erzeugt, etwa wenn ein langes Dokument hochgeladen und nur kurz zusammengefasst wird. Deshalb macht der Input oft den größeren Teil der Kosten aus.

Stand: Oktober 2026. Die Preise dienen dem Vergleich der Modelle untereinander. Wenn neue Modelle erscheinen, können sie in matheis AI ergänzt werden. Auswahl und Preise können sich deshalb ändern.

Arbeiten mit matheis AI

Dieser Abschnitt beschreibt die Nutzung von matheis AI im Arbeitsalltag: das Formulieren guter Anfragen, das dauerhafte Speichern von Wissen, die Arbeit mit Dokumenten und die Zusammenarbeit in Kanälen.

Was ist ein Prompt?

Ein Prompt ist die Anfrage oder Anweisung, die im Chat an die KI geschrieben wird. Das kann eine Frage sein, ein Arbeitsauftrag oder eine Bitte, einen Text zu überarbeiten.

Die Qualität der Antwort hängt stark davon ab, wie klar der Prompt formuliert ist. Je mehr Angaben zu Ziel, Kontext und gewünschtem Ergebnis er enthält, desto besser passt die Antwort.

Bessere Prompt-Beispiele

Praktische Grundregeln

Wissensmanagement

matheis AI bietet mehrere Möglichkeiten, Wissen und Arbeitsweisen über einzelne Chats hinaus festzuhalten. Die folgende Übersicht hilft bei der Wahl der passenden Funktion.

Prompts

Prompts sind gespeicherte Anweisungen, die sich im Chat mit einem Kurzbefehl aufrufen lassen. Nach Eingabe von /befehl wird der hinterlegte Prompt sofort ausgeführt. Prompts können privat bleiben oder mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden. Geteilte Prompts erscheinen bei allen Berechtigten in der Vorschlagsliste, sobald / eingegeben wird.

Beispiele

• Standardanschreiben, etwa die Anforderung fehlender Unterlagen
• Wiederkehrende Prüfungen, etwa Fristen aus einem Schreiben herausziehen
• Einheitliche Vorlagen für das ganze Team
• Prompt-Optimierer (/prompt-optimierer) zum Verbessern eigener Prompts

Erinnerungen

matheis AI kann sich Angaben zur eigenen Person und Arbeitsweise merken. Diese Erinnerungen fließen automatisch in neue Chats ein, ohne dass sie erneut eingegeben werden müssen. Erinnerungen können während eines Chats automatisch entstehen oder manuell angelegt werden.

Beispiele

• Sprache: „Antworten immer auf Deutsch.“
• Arbeitsbereich: „Ich betreue hauptsächlich Mandantschaft aus Handwerk und Gastronomie.“
• Fachgebiet: „Mein Schwerpunkt ist die Lohnbuchhaltung.“
• Antwortstil: „Kurze, direkte Antworten ohne Einleitung.“

Notizen

Notizen sind dauerhafte Dokumente innerhalb von matheis AI. Sie eignen sich für Inhalte, die über einzelne Chats hinaus gebraucht werden. Anders als Erinnerungen werden Notizen gezielt angelegt und bei Bedarf in einen Chat eingebunden. Im Notizeditor lässt sich Text direkt per KI verbessern, ohne einen Chat zu öffnen.

Beispiele

• Briefings zu einem Mandat oder Projekt
• Checklisten, etwa für den Jahresabschluss
• Textbausteine für wiederkehrende Schreiben
• Zwischenstände von Recherchen
• Im Chat: „Erstelle daraus eine neue Notiz“ oder „Nutze diese Notiz als Kontext“

Wissen

Unter „Wissen“ werden Dokumentensammlungen angelegt, in denen die KI gezielt sucht. Sie findet passende Abschnitte nach ihrer Bedeutung, nicht nur nach exakten Stichworten. Eine Notiz wird immer vollständig an die KI übergeben. Bei „Wissen“ werden dagegen nur die passenden Abschnitte verwendet. Das eignet sich für größere Dokumentenmengen. Wissen kann geteilt werden: Eine Person pflegt die Sammlung, alle Berechtigten können sie nutzen.

Beispiele

• Interne Arbeitsanweisungen und Kanzleirichtlinien
• Musterschreiben und Formulierungsvorlagen
• Häufige Fragen der Mandantschaft mit Standardantworten
• Im Chat: + → Wissen anhängen, dann zum Beispiel „Suche die relevanten Abschnitte zum Thema X“

Skills

Skills sind dauerhafte Arbeitsanweisungen für die KI. Ein Prompt stellt eine konkrete Aufgabe. Ein Skill legt dagegen fest, wie die KI arbeiten soll, etwa welche Stilregeln oder Prüfkriterien gelten. Skills werden als einfacher Text geschrieben, Programmierkenntnisse sind nicht nötig. Sie können geteilt werden und eignen sich für einheitliche Standards im Team.

Beispiele

• Mandantenkorrespondenz nach den Stilregeln der Kanzlei verfassen
• Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen
• Steuerbescheide nach festen Kriterien prüfen
• Anfragen der Mandantschaft einheitlich auswerten

Dateien & Recherche

Dokumentenanalyse

Dateien können direkt in den Chat hochgeladen werden, etwa PDF-Dateien, Word-Dokumente und Tabellen. matheis AI liest den Inhalt und arbeitet damit. Zu jeder Datei sollte eine klare Aufgabe mitgegeben werden. Für größere Dokumentenmengen eignet sich die Funktion „Wissen“.

Beispiele

• Verträge auf Fristen und Risiken prüfen
• Steuerbescheid und Steuererklärung abgleichen
• Mehrere Dokumente vergleichen oder zusammenfassen
• Fristen und Aufgaben aus Mails der Mandantschaft herausziehen

Dateien verwalten & löschen

Hochgeladene Dateien bleiben gespeichert, auch wenn der zugehörige Chat gelöscht wird. Wer sicherstellen möchte, dass eine bestimmte Datei vollständig entfernt ist, kann sie im Datei-Manager manuell löschen. Dort lassen sich alle eigenen Dateien einsehen, durchsuchen und löschen, unabhängig davon, ob sie in einen Chat oder in eine Wissenssammlung hochgeladen wurden.

Datei-Manager öffnen:

• Unten links auf den eigenen Namen oder das Profilbild klicken
• „Einstellungen“ wählen
• Zum Reiter „Datensteuerung“ wechseln
• In der Zeile „Dateien verwalten“ auf „Verwalten“ klicken
• Datei suchen, auswählen und löschen

Websuche

Die Websuche ist in matheis AI aktuell nicht verfügbar.

Hintergrund: Bei aktivierter Websuche formuliert die KI selbstständig Suchanfragen und schickt sie an öffentliche Suchmaschinen. Diese Suchanfragen können Inhalte aus dem Chat enthalten, auch Namen, Beträge oder andere Angaben aus Mandaten. Das geschieht unter Umständen, ohne dass es bewusst veranlasst oder bemerkt wird. Mandantengeheimnisse könnten so die geschützte Umgebung verlassen. Die Websuche lässt sich deshalb nicht ohne Risiko einschalten.

Eine sichere Umsetzung der Websuche ist geplant und kann künftig ergänzt werden.

Reasoning

Bei komplexen Aufgaben kann die KI ein Problem Schritt für Schritt durchdenken, bevor sie antwortet. In matheis AI ist dieses Reasoning standardmäßig aktiv, einen Schalter dafür gibt es nicht. Der Denkprozess wird in der Oberfläche nicht angezeigt. Das verbessert die Ergebnisse bei schwierigen Fragestellungen, dauert aber länger und verursacht höhere Kosten. Für einfache Texte und kurze Fragen ist es nicht nötig.

Beispiele

• Mehrstufige Abwägungen und Entscheidungen
• Komplexe Sachverhalte mit vielen Einzelaspekten
• Berechnungen mit mehreren Rechenschritten

Code Execution

Manchmal erstellt die KI kleine Programme, zum Beispiel um Zahlen aus einer Tabelle als Diagramm darzustellen oder Berechnungen durchzuführen. Diese Programme erscheinen in einem eigenen Kasten im Chat und lassen sich mit einem Klick ausführen. Kenntnisse über Programmierung sind nicht nötig, da die KI das Programm selbst schreibt. Hochgeladene Dateien stehen dabei automatisch zur Verfügung.

Beispiele

• Umsatzentwicklung einer Mandantin als Balken- oder Liniendiagramm darstellen
• Kennzahlen aus einer Tabelle berechnen, etwa aus einer BWA
• Daten aus einer Excel-Datei aufbereiten oder umsortieren
• Diagramme farblich an das Erscheinungsbild der Kanzlei anpassen

Kanäle

Kanäle sind dauerhafte, gemeinsame Räume, in denen Kolleginnen und Kollegen und KI-Modelle in einem gemeinsamen Verlauf kommunizieren. Anders als Einzelchats sind Kanäle für die Zusammenarbeit im Team gedacht. Jede Nachricht, ob von einer Person oder einem KI-Modell, wird Teil des gemeinsamen Kontexts. Die KI antwortet nur, wenn sie mit @modellname direkt angesprochen wird. Im selben Kanal können mehrere Modelle genutzt werden.

Beispiele

• Einen Entwurf im Team besprechen und anschließend mit @claude eine strukturierte Rückmeldung anfordern
• Mit @sonnet eine Gegenposition einholen; beide Antworten bleiben im Kanal erhalten
• Einen Mandatskanal als gemeinsames Gedächtnis nutzen: „Was haben wir bisher zu Thema X entschieden?“

Datenschutz & Grenzen

Überblick

matheis AI läuft in einer eigenen, abgeschotteten Umgebung, die nur für die Matheis, Schießl & Partner mbB betrieben wird. Für die Nutzung bedeutet das:

• Alle Daten werden ausschließlich in Frankfurt am Main gespeichert.
• Die KI-Modelle verarbeiten Anfragen ausschließlich innerhalb der EU.
• Eingaben und Dokumente werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.
• Daten werden nicht außerhalb dieser Umgebung gespeichert und sind nicht öffentlich einsehbar.
• Die Datenübertragung ist verschlüsselt, ebenso die gespeicherten Daten.

Besonders sensible Daten

Besonders sensible Daten sollten nicht ohne vorherige Klärung mit matheis AI verarbeitet werden. Dazu gehören zum Beispiel:

• Gesundheitsdaten
• religiöse oder politische Einstellungen
• Gehaltsdaten
• Personaldaten
• besonders vertrauliche personenbezogene Daten
• Daten, bei denen eine fehlerhafte Verarbeitung Personen benachteiligen könnte

Soll matheis AI für solche Zwecke eingesetzt werden, sollte das vorher fachlich, organisatorisch und datenschutzrechtlich bewertet und geregelt werden. Ansprechpersonen sind im Abschnitt „Kontakt“ aufgeführt.

Gespeicherte Dateien

Wird ein Chat gelöscht, bleiben die darin hochgeladenen Dateien gespeichert. Wer eine Datei vollständig von der Plattform entfernen möchte, kann sie im Datei-Manager manuell löschen. Jede Person verwaltet dort ihre eigenen Dateien.

Ansprechpersonen und Dokumentation

Weiterführende technische Dokumentation

Die folgenden Links führen zur Dokumentation von Open WebUI, der Software, auf der matheis AI basiert. Die Dokumentation ist englischsprachig, technisch ausgerichtet und richtet sich vor allem an Admins. Sie ist hilfreich für Fragen zur Konfiguration einzelner Funktionen.

Informationen für Admins

Dieser Abschnitt richtet sich an Admins. Er beschreibt Funktionen, die matheis AI grundsätzlich unterstützt, die aber aktuell nicht eingerichtet sind. Jede dieser Funktionen muss vor der Nutzung geprüft, konfiguriert und freigegeben werden. Für Nutzerinnen und Nutzer sind sie bis dahin nicht verfügbar.

Tools

Tools sind Zusatzprogramme, die der KI neue Fähigkeiten geben. Damit kann sie zum Beispiel Daten aus anderen Systemen abrufen oder Berechnungen ausführen, die über reine Textverarbeitung hinausgehen. Tools können nur von Admins hinzugefügt werden.

Mögliche Einsatzbereiche

• Daten aus internen Systemen abrufen und in die Antwort einbeziehen
• Wiederkehrende Berechnungen nach festen Regeln ausführen
• Auswertungen zur eigenen Nutzung erstellen

Anbindung weiterer Systeme (MCP)

MCP (Model Context Protocol) ist ein offener Standard, über den KI-Modelle mit anderen Systemen verbunden werden können. Die KI kann dann Informationen aus diesen Systemen lesen und je nach Einrichtung auch Daten dort anlegen oder ändern.

Grundsätzlich ließen sich so Systeme wie DATEV oder Outlook an matheis AI anbinden. Jede Anbindung erfordert eine eigene Prüfung, insbesondere zu Datenschutz und Berechtigungen, sowie eine individuelle Einrichtung. Aktuell ist keine Anbindung an weitere Systeme aktiv.

Automations

Automations sind gespeicherte Prompts, die automatisch zu festgelegten Zeiten ausgeführt werden, zum Beispiel täglich, wöchentlich oder monatlich. Jede Ausführung erzeugt einen eigenen Chat. Ihren vollen Nutzen entfalten Automations vor allem in Verbindung mit angebundenen Systemen.

Mögliche Einsatzbereiche

• Wöchentliche Zusammenfassung anstehender Fristen
• Regelmäßige Auswertung einer Datenquelle
• Monatliche Erstellung eines Berichts